How to Increase Operational Efficiency while Making 5-digit Savings

Verbesserte Kommunikation mit Gästen in mehreren Unterkünften

Citybox ist es gelungen, Kosten zu sparen, gleichzeitig die Gäste zufriedener zu machen und das Personal von hoher Arbeitsbelastung zu entlasten. Mit Bookboost haben sie ihre gesamte Kommunikation zusammengeführt und sich wiederholende Aufgaben automatisiert.

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Moderne Innovation

Bei Citybox dreht sich alles um das Moderne. Indem sie auf Unordnung verzichten, bieten sie hohe Qualität zu erschwinglichen Preisen. Die Marke verfügt über Immobilien in sechs Städten.

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Einzigartiger Empfang

Citybox ist nicht wie andere Hotels. Buchung, Bezahlung, Check-in und Check-out erledigen die Gäste selbst.

Die MeetingBox

Getreu ihrem Konzept verfügen die Konferenzräume über die gesamte Ausstattung, die eine moderne Konferenz benötigt, und das zu wettbewerbsfähigen Preisen.

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Über Citybox

Citybox ist eine moderne Budget-Hotelkette mit sechs Häusern in Oslo, Bergen City, Bergen Danmarksplass, Kristiansand, Antwerpen und Tallinn. Citybox konzentriert sich auf gute Lagen und geräumige Zimmer mit modernem Design und verzichtet auf unnötige Dinge wie Minibars.

Citybox verfügt über keine Rezeption, kein Restaurant und keine Bar. Stattdessen verfügt Citybox über einen eigenen Check-in-Automaten, ein Host Office und die Gäste kümmern sich selbst um Buchung, Bezahlung, Check-in und Check-out.

„Unsere Art, das Hotel zu führen, besteht darin, so effizient wie möglich zu sein. Wir haben keinen offenen Empfang, sondern nur ein Empfangsbüro hinter den Kulissen und unsichtbares Personal. Früher hatten unsere Mitarbeiter eine ziemlich hohe Arbeitsbelastung und wir wollten sie von sich wiederholenden Aufgaben befreien.“

William Fosser, Revenue Manager von Citybox

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Die Herausforderungen

Die Verwaltung von Budgethotels mit mehreren Hotels ist aufgrund der Vielzahl an Aufgaben mit begrenzten Ressourcen äußerst anspruchsvoll.

Eine der größten Herausforderungen bestand darin, den Gästen in jedem Hotel einen Service zu bieten. Es war zu kostspielig, in jedem Hotel einen Mitarbeiter zu stationieren, der jedoch bereit sein musste, die Fragen der Gäste zu beantworten. Daher konzentrierte sich das Hotel auf die Entwicklung seiner digitalen Kommunikation, um den Erwartungen der Reisenden gerecht zu werden und gleichzeitig einen zentralen Kundenservice zu bieten.

Wie Bookboost hilft

Um diese Herausforderung zu meistern, war Citybox klar, dass es eine Guest-Messaging-Plattform benötigte, die Nachrichten aus allen Kommunikationskanälen für alle Hotelimmobilien in einem zentralen Dashboard integriert. Bookboost wurde 2018 implementiert.

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Der Web Messenger und der einheitliche Posteingang von Bookboost implementieren einen Chatbot auf der Website und bieten einen browserbasierten einheitlichen Posteingang, der alle Nachrichten aus verschiedenen Kanälen integriert. Citybox nutzt das Tool auf unterschiedliche Weise:

• Verwalten Sie eingehende Anfragen

Alle Anfragen kommen über den einheitlichen zentralen Posteingang der Website, SMS, Wechat, WhatsApp, Facebook usw. Der Betreiber antwortet allen Gästen und nutzt dabei die voreingestellte Antwortfunktion für FAQs. Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Antworten, beim Tippen und Beantworten.

• Leiten Sie Gespräche und weisen Sie Aufgaben zu

Fast alle Anfragen werden vom Betreiber bearbeitet. Bei schwerwiegenden Beschwerden von Gästen werden diese jedoch zur Beantwortung an den General Manager des jeweiligen Hotels weitergeleitet. Dies ermöglicht es der Hotelgruppe, transparent und zugänglich zu bleiben und die Anliegen der Gäste in den Vordergrund zu stellen.

• Verwalten Sie Hotels mit mehreren Anwesen

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Der einheitliche Posteingang verwaltet alle Citybox-Eigenschaften, was den Prozess für Therese effizienter macht. Ein Konto, ein System für alle Hotels, d. h. nur eine Person muss sich um das System kümmern.

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„Bookboost hat mir sehr geholfen, indem es die Nachrichten der Gäste vereinheitlicht und wiederkehrende Anfragen bearbeitet hat. Ich kann die Zeit, die ich mit der Beantwortung wiederkehrender Fragen verbringe, reduzieren und die freie Zeit nutzen, um auf kompliziertere Probleme zu antworten oder mit meinen Gästen in Kontakt zu treten. Mithilfe von Bookboost arbeite ich effizienter.“

Therese, Buchungskoordinatorin von Citybox

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Die Ergebnisse

• Sparen Sie Personal und Kosten

Bisher musste Citybox für die Bearbeitung der Anfragen in jedem Hotel einen Mitarbeiter abstellen. Nach dem Einsatz von Bookboost benötigen sie nur noch einen Mitarbeiter, um alle 4 Hotels zu betreuen. Das spart drei Mitarbeiter mit geschätzten Arbeitskosten von insgesamt 81.358 € pro Jahr*.

• Zeit sparen

Durch die Betreuung aller Kommunikationskanäle und Objekte durch einen Mitarbeiter und anhand voreingestellter Antworten spart jeder Mitarbeiter jeden Tag durchschnittlich 50 Minuten allein beim Tippen und 30 Minuten beim Suchen nach Informationen.*

• Effizienter arbeiten

Citybox ist seit der Nutzung von Bookboost im täglichen Betrieb effizienter geworden und kann seine wertvolle Zeit auf wichtige Aufgaben konzentrieren, um bessere Dienstleistungen zu bieten und seine Gäste zufrieden zu stellen.

• Besseres Gästeerlebnis

Die reibungslose Kommunikation intern und extern hat die Gäste von Citybox zufrieden gestellt. Anfragen werden pünktlich beantwortet, Wünsche ordnungsgemäß erfüllt und auch Reklamationen werden ernst genommen und gut bearbeitet.